Le temps. Ces 1 440 minutes qui nous sont offertes chaque jour. Nous avons chacun le même temps et libre à nous de l’utiliser comme nous le souhaitons. Mais une chose est sûre, en tant que dirigeant, votre temps est précieux et il ne faut pas sous-estimer sa valeur. Le Réseau Coachdaffaires vous propose de voir dans cet article l’importance d’optimiser son temps lorsque l'on est à la tête d’un business.
Qu’est-ce que le temps et pourquoi est-il important de l’optimiser pour le dirigeant ?
Le temps d’une journée : 24 heures, 1 440 minutes et 86 400 secondes. Ces heures qui défilent et dont nous avons tous besoin pour réaliser nos actions quotidiennes. Et vous, en tant que dirigeant, savez-vous pourquoi le temps est d’autant plus précieux ? S’agissant d’une ressource limitée, vous devez donc tirer le maximum de profit du temps qui passe pour gérer au mieux votre business. Si parfois, le temps nous paraît un fardeau, il est essentiel qu’il devienne un allié afin que vous deveniez le chef d’orchestre de votre temps afin de mieux gérer également vos missions de chef d’entreprise.
Car le temps passe, mais à aucun moment ne se rattrape. S’il vous arrive de mal gérer votre temps durant une journée alors très souvent il s’agit d’une journée où vous perdez clairement de l’argent ou tout du moins vous consacrez du temps sur des tâches qui n’ont aucune valeur. Il est donc important de comprendre que le temps de travail, ce temps donné à votre entreprise doit non seulement être productif, mais avoir un sens.
6 conseils pour optimiser son temps
Comprendre et faire la démarche de changer ses habitudes
La première étape en tant que dirigeant pour optimiser votre temps est de faire la démarche de changer vos habitudes. Le cercle vicieux du “J’ai pas le temps” touche le dirigeant, mais aussi les managers et collaborateurs. Il est essentiel de casser ce cercle pour planifier de façon optimale vos 1 440 minutes disponibles chaque jour. Le premier pas vers l’amélioration est donc de prendre conscience que vous n’utilisez peut-être pas le temps comme il se doit dans votre activité.
Analyser son temps et identifier ses points faibles
Ensuite, vous devez apprendre à détecter quels sont vos “voleurs de temps”. Les voleurs de temps peuvent aussi bien être des objets que des individus : votre téléphone, le passage continu de vos collaborateurs à votre bureau, la boite mail que vous consultez à longueur de journée, etc. Ces derniers vous désorganisent et peuvent vous voler des heures entières de votre temps. Identifiez ces éléments perturbateurs et repérez également les périodes où vous vous sentez le mieux pour travailler. De cette manière, vous serez à même de structurer différemment votre agenda par exemple.
Déterminer des objectifs clairs
Afin que vous puissiez optimiser votre temps au maximum, il est également primordial de savoir où vous souhaitez emmener votre entreprise. Car comment voulez-vous gérer votre temps efficacement si vous ne savez pas où vous allez ? Assurez-vous d’avoir une vision claire de votre business. Déterminez par exemple vos objectifs à 1 an, 3 ans, 5 ans. En réalisant cette démarche, vous pouvez ainsi mettre en place des plans d’action et optimiser votre temps ainsi que votre agenda et celui de vos collaborateurs. Un calendrier où sont inscrits des objectifs précis par exemple, représente un support fiable pour éviter de perdre du temps inutilement.
Différencier l’important de l’urgent
La grande priorité également pour mieux gérer votre temps est de pouvoir repérer ce qui est important et ce qui est urgent. Chaque jour, vous disposez de 8, 10 ou 12 heures de travail devant vous. Par quoi allez-vous commencer ? En tant que dirigeant vous devez être à même de savoir ce qui est urgent et important. Ce qui doit être traité dès que possible et ce qui peut attendre 48 heures. En définissant des niveaux de priorités, en modifiant vos méthodes d’organisation, vous pourrez gérer votre agenda en fonction et ainsi optimiser votre temps.
Prévoir une plage horaire “Imprévus”
Cela peut sembler déroutant, mais programmer une plage de temps dans votre semaine pour les imprévus est l’une des meilleures façons de gérer vos tâches. Tout dirigeant doit, à un moment donné, faire face à des situations non planifiées et si l’agenda n’est pas malléable, qu’est-ce qu’il se passe ? Panique à bord ! Décalage de rendez-vous, report de réunion, retard pour d’autres tâches qui étaient programmées, etc. Essayez d’intégrer une marge de manœuvre suffisante pour éviter de vous retrouver submergé.
Apprendre à déléguer
Pourquoi déléguer ? Car tout simplement déléguer vous permet à vous dirigeant d’optimiser votre temps considérablement. Ainsi, vous pouvez vous consacrer à des tâches plus importantes ou qui correspondent plus à votre cœur de métier. La délégation tout comme la subsidiarité en management vous donnent la possibilité de ne plus être sur tous les fronts et justement peut même vous éviter quelques erreurs. Acceptez de transférer certaines responsabilités et vous serez nettement plus productif et surtout plus serein.
Les 11 commandements de Coachdaffaires suivant les 11 lois du temps
Voici ci-dessous les différents concepts sur le temps. Le Réseau Coachdaffaires s’immisce dans ces derniers pour vous donner son conseil ultime afin d’optimiser votre temps.
Loi d’Aigloumi
Tout individu a une tendance naturelle à faire les choses avant et réfléchir après. En d’autres termes, comment perdre son temps facilement en passant plusieurs fois sur une même tâche. Gardez une vue d’ensemble (position de l’aigle) de la situation avant de partir dans l’action (position de la fourmi). Ainsi, vous aurez des espaces temps beaucoup plus efficaces.
👉 Commandement n°1 du Réseau Coachdaffaires : De la hauteur avant d’agir tu prendras.
Loi de Laborit
Également appelée la Loi du désir. Tout individu a une tendance naturelle à pratiquer d’abord les choses qui le motivent et qui lui font plaisir. Maîtriser son temps suppose un effort. Commencez par les tâches les plus pénibles, mais importantes.
👉 Commandement n°2 du Réseau Coachdaffaires : Ce que tu n’aimes pas faire en premier tu feras.
Loi de Fraisse
Plus l’intérêt est grand, plus le temps passe vite. C’est-à-dire que plus nous trouvons de l’intérêt à faire quelque chose et plus nous y consacrons du temps au détriment d’autres activités. Nous passons trop de temps sur ce qui nous fait plaisir. Essayez de trouver l’équilibre entre les tâches “plaisir” et les tâches que vous aimez moins.
👉 Commandement n°3 du Réseau Coachdaffaires : Pas trop de temps aux tâches que tu aimes tu passeras.
Loi de Murphy
Chaque chose prend généralement plus de temps que prévu. Et plus les tâches s’accumulent, plus le risque est élevé de ne pas pouvoir tout traiter à temps. Évaluez le temps qu’il faut consacrer à l’exécution d’une tâche en y intégrant l’imprévu.
👉 Commandement n°4 du Réseau Coachdaffaires : Une marge pour les imprévus tu prévoiras.
Loi de Parkinson
Lorsque nous n’avons pas de date butoir pour la réalisation d’une tâche, alors le temps pour la réaliser s’étend à l’infini. Moins nous avons de délais fixes et plus nous repoussons l’échéance. Fixez des échéances pour vos propres tâches, mais aussi pour vos collaborateurs.
👉 Commandement n°5 du Réseau Coachdaffaires : Une échéance à chaque tâche tu fixeras.
Loi d’Illich
Il s’agit ici de ne pas savoir repérer ses propres limites de productivité et d’efficacité. Plus nous nous acharnons sur une tâche, plus nos capacités décroissent. N’abusez pas de vos forces, programmez-vous des pauses et prenez le temps de souffler.
👉 Commandement n°6 du Réseau Coachdaffaires : Des pauses de temps en temps du t’accorderas.
Loi de Carlson
Tout travail interrompu (par une sollicitation, une musique, etc.) est moins efficace qu’un travail réalisé de façon continue. Nous pouvons vite nous disperser. Planifiez votre travail, isolez-vous pour vous protéger des interruptions. Résistez à toute dispersion en ne faisant qu’une activité à la fois.
👉 Commandement n°7 du Réseau Coachdaffaires : Concentré sur la tâche tu resteras.
Loi de Taylor
L’ordre dans lequel nous exécutons les tâches influe directement sur le temps global d’accomplissement de chacune d’elles, mais aussi sur l’ensemble. Trouvez le bon ordre en tenant compte de votre propre rythme biologique.
👉 Commandement n°8 du Réseau Coachdaffaires : Ton rythme biologique tu écouteras.
Loi de l’Éclésiaste
Cette loi définit simplement le fait de trouver le bon moment pour chaque chose. Il est essentiel de ne pas faire plusieurs choses à la fois et de rester focalisé sur une seule tâche. Il y a un temps pour tout. Un temps pour travailler et un temps pour prendre du plaisir. Un temps pour s’organiser et un temps pour exécuter.
👉 Commandement n°9 du Réseau Coachdaffaires : Chaque chose en son temps tu feras.
Loi de Pareto
80 % des effets sont produits par 20 % des causes. En d’autres termes, comment éviter de gaspiller son temps sur des tâches qui ne vous apporteront que peu de bénéfices. Ne gaspillez pas vos forces. Focalisez-vous sur ce qui en vaut la peine et apprenez à organiser vos priorités.
👉 Commandement n°10 du Réseau Coachdaffaires : L’essentiel du superflu tu distingueras.
Loi de Douglas
Plus nous avons d’espace, plus nous l’occupons et moins nous rangeons. La conséquence est que nous perdons du temps ensuite à chercher nos affaires. Restreignez vos zones de rangement afin de ne pas perdre de temps à chercher.
👉 Commandement n°11 du Réseau Coachdaffaires : Les dossiers sur ton bureau tu rangeras.
Notre formation sur la gestion du temps et des priorités
Le Réseau Coachdaffaires a mis en place un accompagnement spécial à la gestion du temps et des priorités. Tout au long de ce coaching, vous allez pouvoir apprendre à vous réapproprier votre temps en tant que dirigeant. Nos méthodes et outils pédagogiques vont vous permettre de mieux appréhender votre organisation au quotidien pour ainsi arriver à un gérer vos priorités et votre agenda d’une main de maître.
Durant cet accompagnement, nos équipes vont vous aider à :
Diagnostiquer votre situation par rapport au temps
Organiser vos activités en les priorisant et en les déléguant
Construire un agenda par défaut
Le tout accompagné de travaux pratiques qui vous permettront de passer à l’action plus rapidement.
Dans le Réseau Coachdaffaires, nous avons conscience que chaque dirigeant est unique, chaque entreprise également ! Devenez le chef d’orchestre de votre business.
Pour en savoir plus sur nos accompagnements, n’hésitez pas à cliquer juste ici.
Il est donc essentiel aujourd’hui que chaque dirigeant puisse comprendre que bien optimiser son temps fait partie des clés pour mener son business vers le succès. Et le premier pas vers la progression est la prise de conscience de l’état actuel des choses. Certaines habitudes peuvent et doivent être changées pour avancer plus efficacement et sereinement.
La team COACHDAFFAIRES - ® COACHDAFFAIRES - le réseau 2024
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